Scholing van personeel: waar moet je als werkgever op letten?

Scholingsverplichting voor werkgever

Onder de Wet werk en zekerheid (WWZ) ben je verplicht om je werknemers te scholen. Deze plicht betekent enerzijds dat je je personeel zodanig moet scholen dat zij hun functie goed kunnen blijven uitoefenen. Anderzijds zorgt de scholingsverplichting ervoor dat de werknemer in de toekomst bemiddelbaar blijft op de arbeidsmarkt. Bijvoorbeeld als zijn functie komt te vervallen of als de werknemer de functie niet langer kan uitoefenen.

Voorwaarden scholing

Sinds augustus 2022 is de Europese arbeidsvoorwaardenrichtlijn in onze de wetgeving geïmplementeerd. In deze richtlijn staan een aantal voorwaarden als het gaat om scholing. Zo moeten voor de functie verplichte opleidingen op het gebied van vakbekwaamheid en veiligheid kosteloos aan werknemers worden aangeboden. De tijd die de werknemer hieraan besteedt, geldt bovendien als arbeidstijd. Het gevolg hiervan is dat eventuele studiekostenregelingen, die werkgevers voorheen afsloten voor dit type opleidingen, in de toekomst niet meer geldig zijn.

Het is echter niet zo dat je voor geen enkele opleiding meer een studiekostenbeding kunt sluiten. Wil je werknemer een opleiding volgen, die zijn kansen op de arbeidsmarkt kan vergroten? Dan kun je gebruik blijven maken van een studiekostenbeding. Een belangrijk onderdeel van zo’n beding is de terugbetalingsregeling als de werknemer uit dienst treedt. Dit zorgt ervoor dat je achteraf de gemaakte studiekosten bij je werknemer kunt terugvorderen.

Daarnaast kun je de voor de werknemer betaalde scholingskosten onder omstandigheden in mindering te brengen op de transitievergoeding bij beëindiging van het dienstverband. Het gaat dan om gemaakte scholingskosten op het gebied van outplacement of kosten die bijdragen aan een bredere inzetbaarheid van de werknemer op de arbeidsmarkt.

Fiscale mogelijkheden bij scholing personeel

Ook fiscaal zijn er mogelijkheden. Vaak kun je gebruikmaken van één van de geldende gerichte fiscale vrijstellingen:

• vergoedingen voor kosten van opleidingen die je werknemer volgt in het kader van de huidige dienstbetrekking;
• vergoedingen voor een studie met het oog op een toekomstige baan of beroep.

De laatstgenoemde vrijstelling is meer gericht op het carrièreperspectief van je werknemer. Met name deze vrijstelling is vaak aan de orde bij de scholingsbudgetten waarover in steeds meer cao’s afspraken worden gemaakt. De toekenning van zo’n scholingsbudget (of leerrekening) heeft nog geen fiscale gevolgen. Pas als je werknemer dat budget gebruikt, moet je beoordelen of je aan de voorwaarden voor een gerichte vrijstelling voldoet. Je blijft daarvoor fiscaal verantwoordelijk, ook al is de uitvoering van zo’n leerrekening uitbesteed aan een ander.

Noodzaak van de opleiding

Er is geen sluitende definitie van het begrip opleiding. Om discussie daarover te voorkomen, is het raadzaam dat je de regie houdt en de noodzaak van de opleiding objectief kunt onderbouwen. Vooral bij opleidingen voor sociale vaardigheden of soft skills is dat een aandachtspunt. Ook het moment waarop je de vergoeding aan je werknemer geeft, is van belang voor toepassing van een fiscale vrijstelling. De vergoeding moet plaatsvinden in hetzelfde jaar waarin de werknemer de kosten heeft gemaakt. Dit geldt ook als je een terugbetalingsverplichting overneemt die je nieuwe werknemer aan zijn vorige werkgever geeft. Wil je een resultaatsafhankelijke studiekostenvergoeding geven? Geef de vergoeding dan vooraf in combinatie met een studiekostenbeding en niet pas na het behalen van het diploma.

Wat betekent dit voor jou? 

De komende jaren wordt er van jou als werkgever meer gevraagd als het op scholing aankomt. Je kunt dit thema vanuit meerdere invalshoeken aanvliegen om aan je scholingsverplichting te (blijven) voldoen. Deze verschillende invalshoeken (juridisch, fiscaal en op subsidiegebied) vragen om deskundige bijstand van adviseurs. Door deze adviseurs in te schakelen, kun je de kansen van het scholen van personeel optimaal benutten en eventuele risico’s goed afdekken. Neem contact op met onze juristen arbeidsrecht.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je meer weten over waar jij juridisch en fiscaal op moet letten bij de scholing van je personeel? Neem contact op met onze juristen arbeidsrecht.