Bewaarplicht van je administratie, hoe zit het ook alweer?

Fiscale bewaarplicht

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht om de basisgegevens van zijn administratie zeven jaar te bewaren, dit noemen we de fiscale bewaarplicht. Bij basisgegevens moet je denken aan:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je tien jaar bewaren. Zogenaamde ‘permanente stukken’ moet je nooit weggooien. Denk daarbij aan bijvoorbeeld belangrijke contracten, overeenkomsten, oprichtingsakten, statuten, vaststellingsovereenkomsten met de Belastingdienst, schenkingsovereenkomsten en testamenten.

Crash, brand of diefstal?

Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor het deugdelijk bewaren van uw (digitale) administratie. Als je je administratie verliest door een brand, diefstal of computercrash is dat dus je eigen verantwoordelijkheid. De fiscus kan een sanctie opleggen als je niet aan de bewaarplicht voldoet.

Digitaal bewaren

Er zijn meerdere manieren om uw digitale gegevens goed te bewaren. Bij het werken op een eigen server is het verstandig om een goede backup procedure te hebben en deze ook consequent uit te voeren. Uiteraard bewaar je deze backup op een andere locatie dan waar uw digitale administratie staat, bijvoorbeeld op een externe harde schijf. Daarnaast kun je ervoor kiezen om uw administratie te verwerken in een cloudomgeving. Zorg ervoor dat je deze goed beveiligt.

Handig om te weten

Het is mogelijk om met de Belastingdienst afzonderlijk afspraken te maken over de bewaartermijn, welke gegevens je nu precies moet bewaren, tot op welk detailniveau en in welke vorm. Dit is zeker handig in de volgende situaties:

• bij staking van je onderneming;
• bij faillissement van je onderneming;
• nadat er een belastingcontrole heeft plaatsgevonden.

De Belastingdienst legt de afspraken die met u worden gemaakt over een kortere bewaartermijn en de vorm waarin je gegevens bewaart, schriftelijk vast. Zo weet je precies hoelang en op welke manier u bepaalde zaken moet bewaren.

Hoe bewaart je wat?

Als stelregel kun je het volgende aanhouden:

• alles wat je op papier aanlevert, moet je op papier bewaren;
• alles wat je digitaal aanlevert, moet je digitaal bewaren.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Heb je twijfels of je administratie voldoet aan de bewaarplicht? Wij helpen je graag! Neem contact op met onze accountants.