'Flexibiliteit, minder administratie en minder risico'

Behoefte aan ondersteuning

Marc van der Welle, controller bij Stichting Apenheul en verantwoordelijk voor de financiële en salarisadministratie, vertelt: “Toen ik bij Apenheul begon, gebruikten we een softwarepakket voor de salarisverwerking. Dat werkte niet echt soepel en we kwamen regelmatig problemen tegen. Ik wilde dat veranderen en ben gaan kijken waar onze behoefte lag.”

Binnen de organisatie bleek dat maar één medewerker precies wist hoe het softwarepakket werkte. Van der Welle: “Dat vond ik een groot risico, want iemand kan altijd onverwacht uitvallen. Toch wilden we niet meer collega’s opleiden om met dat systeem te werken. We hadden juist behoefte aan ondersteuning bij onze salarisverwerking en wilden dat deels uitbesteden.”

Van der Welle ging in gesprek met aaff en een andere partij. “Bij mijn vorige werkgever werkten we ook al succesvol samen met aaff. Het voorstel van aaff en hun oplossing aaff Salaris Online sprong er meteen uit. Inmiddels werken we anderhalf jaar succesvol samen. Wij doen zelf alle mutaties en aaff zorgt voor de ondersteuning, controle en het verwerken van de loonstroken.”

Flexibiliteit bij salarisverwerking

Apenheul is erg blij met de ondersteuning van aaff bij de salarisverwerking. “Het is fijn dat er altijd iemand meekijkt. Bij vragen, of het nu gaat om mutaties, studiekosten of informatie over de werkkostenregeling, kunnen we altijd bellen en krijgen we snel antwoord. Toen we nog alleen met het softwarepakket werkten, moesten we veel meer zelf uitzoeken. En als er nu iets misgaat, hoeven wij ons daar geen zorgen meer over te maken; aaff lost het op.”

Van der Welle prijst de flexibiliteit van de dienstverlening. “Toen een van onze medewerkers ziek werd, kon ik zonder problemen de volledige salarisadministratie aan aaff uitbesteden. Ook in vakantieperiodes kunnen we op aaff rekenen. We zijn dan ook nog steeds erg blij met de overstap.”

Digitalisering

Ook bij Apenheul is er veel behoefte aan het digitaal aanbieden van gegevens aan de medewerkers. “We willen onze medewerkers vanaf elke locatie toegang geven tot personeelsgegevens. Op dit moment zijn in aaff Salaris Online de loonstroken en secundaire arbeidsvoorwaarden al beschikbaar. We willen hier het volledige digitale personeelsdossier aan toevoegen. We doen dit in stappen en breiden het langzaam uit.”

Minder administratieve handelingen

Nu Apenheul een deel van de salarisadministratie uitbesteedt, kan het dierenpark het aantal administratieve handelingen verminderen. “Hierdoor lopen we minder risico. Reserveringen die we eerder handmatig moesten invoeren, kunnen nu automatisch worden geboekt. En als we een nieuwe aanpassing willen doen, voert aaff dit direct door. aaff denkt met ons mee over hoe we onze administratie zo goed mogelijk kunnen inrichten. Dat maakt het voor ons makkelijker en scheelt een hoop werk.”

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je meer weten over het uitbesteden van je salarisadministratie of aaff Salaris Online? Neem contact op met onze salaris en personeelsdiensten experts.