Het belang van het vastleggen van onderlinge verhoudingen binnen een bv-structuur

Drie belangrijke overeenkomsten

Het is slim om afspraken over de volgende overeenkomsten op tijd vast te leggen. Let erop dat deze onderwerpen aan de algemene vergadering moeten worden voorgelegd. Geef daarbij genoeg aandacht aan mogelijke tegenstrijdige belangen en zorg voor een goede juridische vastlegging van het aandeelhoudersbesluit. Wil je meer weten over schriftelijke vastlegging? Neem dan contact op met onze juristen ondernemingsrecht.

Rekening-courantovereenkomst 

Binnen een onderneming met meerdere vennootschappen worden vaak betalingen over en weer gedaan. Het is handig om die vorderingen met elkaar te verrekenen. Dit wordt geregeld in een zakelijke rekening-courantovereenkomst. Zorg er dus voor dat je altijd een schriftelijke overeenkomst hebt. Denk ook aan zakelijke rente en jaarlijkse vereffening om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.

Managementovereenkomst

Heeft jouw onderneming een structuur met meerdere vennootschappen en een holding-bv? Dan wordt vaak gekozen voor een periodieke vergoeding voor de managementwerkzaamheden van de holding. Ook hiervoor geldt dat je een schriftelijke, zakelijke overeenkomst nodig hebt. Stel een realistische vergoeding vast en zorg voor een correcte vastlegging om arbeidsrechtelijke en fiscale problemen te voorkomen.

Arbeidsovereenkomst voor directeur-grootaandeelhouder

IIn een arbeidsovereenkomst kun je afspraken maken over de verhouding tussen jou en de vennootschap. Bijvoorbeeld over jouw beloning, het gebruik van een leaseauto of een mobiele telefoon. Het is belangrijk om deze afspraken, vooral over de beloning, op schrift te hebben. Zo kun je altijd aantonen wat er is afgesproken, bijvoorbeeld richting de Belastingdienst of een curator.

In bepaalde situaties moet je er nog alerter op zijn om onderlinge overeenkomsten schriftelijk vast te leggen.

Enig aandeelhouder?

Ben je de enige aandeelhouder die de vennootschap vertegenwoordigt? Dan geldt het wettelijke schriftelijkheidsvereiste. Laat je bij het opstellen van de overeenkomsten adviseren door een specialist. Deze regel geldt ook als je echtgenoot mede-aandeelhouder is en jullie in gemeenschap van goederen zijn getrouwd.

Faillissement

Een correcte schriftelijke vastlegging van de interne verhoudingen is nóg belangrijker op het moment dat de onderneming in faillissement verkeert en een curator het roer heeft overgenomen. Een curator is niet gehouden aan mondelinge afspraken en kan zelfs betalingen terugvorderen. Zorg er daarom voor dat je alle overeenkomsten op tijd goed vastlegt. Op het moment dat de vennootschap in faillissement verkeert, is het immers te laat.

Meerdere aandeelhouders

Ga je een samenwerking aan met derden? Dan is het belangrijk om zowel de overeenkomsten als de afspraken op het niveau van de aandeelhouders schriftelijk vast te leggen. Denk hierbij aan afspraken over arbeidsongeschiktheid of over de vastlegging dat bepaalde besluiten ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd moeten worden.

Meer informatie

aaff is graag overal van betekenis. Wil je meer weten over het vastleggen van onderlinge verhoudingen? Neem contact op met onze juristen ondernemingsrecht.