Geen btw op de factuur? Let op de renseigneringsverplichting!

Renseigneringsverplichting over 2024

Je bent verplicht om informatie bij de Belastingdienst aan te leveren over betalingen aan arbeidskrachten of dienstverleners (natuurlijke personen) die voor je werken, maar niet bij je in dienst zijn. Je moet uiterlijk 31 januari 2025 aan de renseigneringsverplichting voldoen voor het jaar 2024. Lukt dit niet? Vraag dan de Belastingdienst (via de website) om uitstel voor het doen van opgaaf Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD). De Belastingdienst gaat hier naar verwachting soepel mee om.

Deze informatieplicht heb je niet als de dienstverlener een factuur met btw moet uitreiken. Wanneer is dit het geval?

Factureringsplicht (is geen renseignering)

Je dienstverlener reikt een factuur uit als hij:

• Goederen verkoopt of diensten aan je verricht die belast zijn met btw. Ook voor vooruitbetalingen moet een factuur worden uitgereikt.
• Goederen ‘intracommunautair’ aan je bedrijf levert: dus levert van Nederland naar een andere EU-lidstaat met het 0% btw-tarief aan een andere (btw-)ondernemer.

Voorbeeld
Stel je hebt een ICT-bedrijf en huurt een zzp’er in. De zzp’er is verplicht een factuur uit te reiken met btw. Je hebt geen informatieverplichting.

Bijzondere regelingen mét factuurplicht (is ook renseignering)

Soms geldt er een bijzondere regeling waarbij een derde geen btw aan je in rekening brengt, maar wel een factuurplicht heeft. Hiervoor heb je ook een informatieverplichting aan de Belastingdienst.

• Margeregeling: Bij gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, verzamelingen of antiquiteiten.
• Reisbureauregeling.
• Btw-verleggingsregeling: Niet jij maar je afnemer moet btw afdragen. Denk hierbij aan de verleggingsregeling in de bouwsector, bij de verkoop van vastgoed of bij diensten door een buitenlandse zzp’er aan je bedrijf.

Voorbeeld
Je hebt een bedrijf in de luchtvaartsector. Een buitenlandse arbeidskracht heeft een buitenlands btw-nummer. Hij verricht diensten zoals onderhoud of advies voor je bedrijf. Hij stuurt je bedrijf een factuur met daarop vermeld ‘btw verlegd’ of ‘VAT reverse charged’. Er staat nu geen btw op de factuur.

Je moet dus ook gegevens van je dienstverlener(s) aan de Belastingdienst aanleveren als je bedrijf inkoopfacturen ontvangt waarop de btw naar je bedrijf is verlegd of als er een bijzondere regeling geldt, zoals de marge- of reisbureauregeling.

Geen factureringsplicht, maar wel renseignering

Krijg je een inkoopfactuur voor aan je bedrijf van btw-vrijgestelde prestaties? Hiervoor geldt geen factureringsplicht. Het mag wel. Op een (eventuele) factuur staat dat de prestatie is vrijgesteld van btw. Je krijgt een factuur zonder btw. Je moet de Belastingdienst rapporteren over deze betaling. Ook moet je daarbij het BSN, de naam, de geboortedatum en de adresgegevens opgeven van degene die werkzaamheden voor je heeft verricht.

Voorbeeld
Je hebt een bedrijf in de medische sector. Je betaalt een ingehuurde arts voor zijn werkzaamheden. De werkzaamheden van de arts zijn vrijgesteld van btw. De arts stuurt een factuur zonder btw. Je hebt een informatieverplichting aan de Belastingdienst.

Een school is inhoudingsplichtig voor de loonheffingen. Een lesbevoegde docent wordt ingehuurd vanuit een onderwijspoule. Op de factuur wordt melding gemaakt van de onderwijsvrijstelling. Op de factuur staat geen btw. Je school heeft een informatieverplichting aan de Belastingdienst.

Wanneer wel en wanneer geen informatieverplichting?

Je bedrijf heeft een renseigneringsverplichting en moet dus rapporteren aan de Belastingdienst als je dienstverlener geen factuur uitreikt of een bijzondere regeling toepast waardoor er geen btw op de factuur staat. Dit geldt ook voor vrijgestelde prestaties. Van btw-vrijgestelde prestaties komen vooral voor in de gezondheids-, onderwijs-, sport- en sociaal-culturele sector.

Ondernemers die hebben gekozen voor de kleineondernemersregeling (KOR) passen ook een btw-vrijstelling toe. Zij zijn daarom niet verplicht een factuur uit te reiken. Je bedrijf heeft daarmee een informatieverplichting.

Verricht je als dienstverlener zowel btw-belaste prestaties als vrijgestelde prestaties? Dan moet je een factuur uitreiken voor de btw-belaste prestaties. Voor de vrijgestelde prestaties dus niet, waardoor jij als inhoudingsplichtige toch een renseigneringsverplichting hebt aan de Belastingdienst. Je moet de persoonlijke gegevens van de dienstverrichter dan doorgeven aan de Belastingdienst.

Een vuistregel is dat je geen informatieverplichting hebt als op je (inkoop)factuur btw is vermeld.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Je moet persoonlijke gegevens van je dienstverrichters en informatie over de betalingen rapporteren aan de Belastingdienst als de arbeidskracht of dienstverlener niet bij je in dienst is en deze geen factuur stuurt en/of een factuur stuurt voor van btw-vrijgestelde prestaties. 

Wil je weten of er in jouw geval sprake is van een informatieverplichting naar de Belastingdienst? Neem contact op met onze belastingadviseurs. Ook voor andere vragen op het gebied van fiscaal advies staan onze belastingadviseurs graag voor je klaar.