Correctie loonadministratie voorgaand jaar? Het werkt zo

Aanpassingen loonadministratie

Het komt regelmatig voor dat je correcties moet doorvoeren in je (online) loonadministratie over een voorgaand jaar. Soms is een menselijke fout de oorzaak, maar dat hoeft lang niet altijd. Ook interne aanpassingen, zoals herwaardering van een functie of een gerechtelijke uitspraak over bijvoorbeeld een ontslag, kunnen tot gevolg hebben dat je correcties moet doorvoeren.

De volgende fouten of onvolkomenheden kunnen zich voordoen:

• hoogte van loon;
• hoogte loonheffingen;
• aantal verloonde uren;
• toegepaste coderingen;
• toegepaste indicaties.

Correctie loon en inhoudingen

Indien nodig mag je als werkgever loon en inhoudingen over maximaal vijf voorgaande jaren corrigeren. Een voorbeeld:

• Een werknemer heeft in maart € 2.500 loon ontvangen. In de aangifte is een loon doorgegeven van € 2.300. De aangifte van maart is dus onjuist en deze moet gecorrigeerd worden.
• Een andere werknemer heeft in mei € 3.500 loon ontvangen. De werkgever heeft vergeten het vakantiegeld à € 3.300 uit te betalen. Het loon had dus € 6.800 moeten zijn. De werkgever betaalt het vakantiegeld alsnog uit, maar in juli. Omdat dit loon in juli genoten wordt, hoeft de werkgever de aangifte van mei niet te corrigeren. Het vakantiegeld wordt opgenomen in de aangifte van juli.

Nieuwe jaaropgaaf

Voer je een correctie in de loonaangifte door over een voorgaand jaar, dan ben je verplicht je werknemer een nieuwe jaaropgaaf te verstrekken. Daarnaast moet de correctie onderling verrekend worden. Een aanpassing die leidt tot een lagere inhouding betaal je uit aan je werknemer. Een hogere inhouding heeft tot gevolg dat een werknemer het te veel uitgekeerde bedrag moet terugbetalen. Dit kan ook gebeuren door een verrekening met zijn nettoloon.

Let op: heeft je werknemer al aangifte inkomstenbelasting gedaan, dan moet hij die zelf herstellen. Het is aan te raden je werknemer hierop te attenderen.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je meer weten over het doorvoeren van correcties in je loonadministratie of wil je meer weten over de dienstverlening van aaff Salaris en personeelsdiensten? Neem contact op met onze specialisten.