Werken je werknemers thuis? Alternatieven voor de vaste kostenvergoedingen

Vergoeding communicatiemiddelen en internet

Bij thuiswerken is communicatie van je personeel met je organisatie van cruciaal belang. In veel gevallen is het noodzakelijk dat je werknemers beschikken over een computer, internetverbinding en een mobiele telefoon. Alleen dan kunnen zij hun werk goed uitvoeren. Geldt dit ook voor jouw organisatie? Dan kun je deze voorzieningen belastingvrij vergoeden.

Zijn de voorzieningen noodzakelijk voor je bedrijfsvoering? Dan hoef je geen rekening te houden met een eventueel privévoordeel voor je medewerkers. Bied je je werknemer bijvoorbeeld een mobiele telefoon aan en wenst hij of zij een duurder exemplaar? Dan mag je een eigen bijdrage van de werknemer vragen voor de meerkosten. Die meerkosten moet je werknemer wel betalen uit zijn nettoloon.

Vergoed je de kosten van het internetabonnement? Let dan op als je werknemer een gecombineerd abonnement heeft voor internet, vaste telefoon en televisie. Je mag alleen het deel van de factuur voor internetkosten onbelast vergoeden.

Vergoeding voor gezonde en veilige werkplek

Op grond van de Arbowet ben je verplicht een gezonde en veilige werkplek te creëren. Dit geldt ook bij thuiswerken, al zijn de regels daarvoor minder streng. Je moet erop toezien dat de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Is dit niet het geval, dan moet je zorgen voor de juiste voorzieningen, zoals een ergonomische stoel of bureau. De fiscale regels helpen je daarbij. Je kunt dergelijke voorzieningen belastingvrij verstrekken.

Je mag een (netto) eigen bijdrage van je werknemer vragen als hij kiest voor een duurdere uitvoering. Levert je werknemer brutoloon in voor die luxe bijdrage? Dan valt dat deel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Geen lumpsum vergoeding

Het geven van een lumpsum vergoeding waarmee je werknemer naar keuze diverse arbo-voorzieningen kan aanschaffen, wordt afgeraden. Dit is een te vrijblijvende invulling van je arbo-verplichtingen. Houd zelf de regie, anders loop je het risico dat je de vrijstelling niet kunt benutten.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je meer weten over de alternatieven voor de vaste kostenvergoedingen? Onze belastingadviseurs volgen de ontwikkelingen op de voet. Neem contact op!