Werk je met vertegenwoordigers in het buitenland? Let op de fiscale gevolgen

Een vaste inrichting

Een vaste inrichting is een onzelfstandig onderdeel van een Nederlandse onderneming waarmee activiteiten in een ander land worden verricht. Denk aan een kantoorpand of fabriek, maar een vaste inrichting kan ook bestaan uit slechts één of meerdere werknemers. Als er sprake is van een vaste inrichting, mag het land waar deze vaste inrichting is gevestigd in principe belasting heffen over de winsten van die vaste inrichting. Daar waar kosten en opbrengsten worden gegenereerd, moeten deze ook worden belast. Landen waarborgen hiermee zo veel mogelijk hun belastinginkomsten.

Vaste vertegenwoordiger: vorm van vaste inrichting

Eén medewerker kan onder bepaalde voorwaarden worden gekwalificeerd als een vaste inrichting. Dit is bijvoorbeeld het geval als deze medewerker een vaste vertegenwoordiger is. Een vaste vertegenwoordiger is iemand die bevoegd is om juridisch bindende contracten te sluiten namens de onderneming en die deze bevoegdheid ook regelmatig uitoefent. In de praktijk wordt deze kwalificatie soms op kunstmatige wijze omzeild door contracten formeel te laten ondertekenen door het hoofdkantoor, terwijl de vertegenwoordiger deze volledig onderhandelt. Om dergelijke schijnconstructies tegen te gaan, is de uitleg van het begrip ‘vaste vertegenwoordiger’ uitgebreid. Als een werknemer namens de werkgever contracten onderhandelt, wordt dit volgens de nieuwe uitleg al gezien als een vaste vertegenwoordiger.

Gevolgen vaste vertegenwoordiger

Wanneer een werknemer wordt aangemerkt als vaste vertegenwoordiger, en daarmee als vaste inrichting, heeft dit gevolgen voor de winstbelasting, btw, en loon- en inkomstenbelasting voor jou als werkgever.

Gevolgen voor winstbelasting

Vaste vertegenwoordigers en vaste inrichtingen kunnen leiden tot aangifteverplichtingen en administratieve verplichtingen op basis van de nationale wetgeving van het land waar de vaste inrichting zich bevindt. Dit geeft dat land het recht om belasting te heffen over de ondernemingswinsten die eraan worden toegerekend. Om de omzet en kosten die aan dat land zijn toe te rekenen te bepalen, gelden specifieke wettelijke regels. Daarnaast kan je onderneming door een vaste vertegenwoordiger te maken krijgen met uitgebreide transfer pricing documentatieverplichtingen, zoals het opstellen van een local file, masterfile en country-by-country report.

Gevolgen voor de btw

Voor de btw kan een vaste vertegenwoordiger ervoor zorgen dat deze als zelfstandige entiteit wordt behandeld. Dit betekent dat de vertegenwoordiger extra administratieve eisen moet naleven en zelfstandig buitenlandse btw in rekening moet brengen en afdragen.

Gevolgen voor de loon- en inkomstenbelasting

Als er sprake is van een vaste vertegenwoordiger in het buitenland, kan dit leiden tot een inhoudingsplicht van je onderneming in dat land. Dat betekent dat je mogelijk buitenlandse loonbelasting moet inhouden op het salaris van de vaste vertegenwoordiger, volgens de wetgeving van dat land. Daarnaast is de vaste vertegenwoordiger zelf wellicht inkomstenbelasting verschuldigd in de landen waar hij of zij werkt.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Het tewerkstellen van één medewerker over de grens kan vergaande fiscale gevolgen hebben. Neem daarom altijd contact op met je belastingadviseur voordat je een werknemer in het buitenland laat werken, om aan alle verplichtingen te voldoen en boetes te voorkomen. Wil je meer weten over grensoverschrijdend werken? Neem contact op met onze Global Mobillity adviseurs.