Voldoe je als werkgever aan de identificatieplicht van je medewerkers?

Verificatieplicht ID

Neem je een nieuwe medewerker aan, dan moet je zijn identiteitsbewijs controleren. Dit kan een paspoort, ID-bewijs of vreemdelingendocument zijn. Let op de volgende zaken:

• Komt de pasfoto overeen met de medewerker zelf?
• Kloppen fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
• Klopt de handtekening? Laat de medewerker ter controle een handtekening zetten.
• Staat er een nationaliteit op het document?
• Is de vervaldatum van het document nog niet verstreken?

Bewaarplicht

Je bent verplicht een kopie te maken en bewaren van het ID-bewijs van al je medewerkers. Het is belangrijk dat het documentnummer, de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) goed leesbaar en zichtbaar zijn. Je bewaart deze kopie in je administratie tot vijf jaar na het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst is gegaan.

Let op: heb je een kopie gemaakt bij indiensttreding, maar is het ID-bewijs daarna verlopen? Dan hoef je geen nieuwe kopie te maken.

Zorgplicht

Medewerkers moeten op hun werk altijd een geldig ID-bewijs bij zich hebben. Dit geldt ook voor ingehuurde medewerkers, zoals uitzendkrachten. Je bent verplicht om je medewerkers hierop te wijzen.

Regels uitzendkrachten

Ook voor een uitzendkracht moet je het ID-bewijs controleren voordat de medewerker begint. Je mag echter geen kopie bewaren in je administratie, omdat je niet de werkgever van de uitzendkracht bent.

Er is één uitzondering: als de medewerker afkomstig is uit een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan ben je wél verplicht een kopie te bewaren voor vijf jaar. In dat geval moet je ook controleren of de persoon in ons land mag werken.

Meer weten?

Wil je meer weten over je identificatieplicht? Neem contact op met onze experts Salaris- en Personeelsdiensten!