Te veel of te weinig betaalde btw corrigeren

Beoordeling btw vooraf

De jaarrekeningen over 2024 worden in 2025 voor je bedrijf samengesteld en afgerond. Vaak vindt daarbij ook (achteraf) een globale btw-controle plaats met daarbij bespreek-, advies-, en correctiepunten. Je kunt je accountant of adviseur beter vooraf vragen stellen, een casus voorleggen of een (concept-)overeenkomst laten beoordelen. Daarmee blijf je in controle en kom je niet achteraf voor verrassingen te staan. Ook is het verstandig om elke paar jaar een btw-scan te laten uitvoeren en regelmatig of bij twijfel facturen aan te bieden voor een controle of akkoord. Zo voorkom je dat je bedrijf te veel of te weinig Nederlandse btw betaalt en/of je kansen laat liggen.

Lees meer over onze fiscale dienstverlening. 

Advies: voorkom verrassingen

De btw is een complexe belastingsoort en de meeste bedrijven willen graag ‘in control’ zijn en blijven en niet voor verrassingen komen te staan. Wij adviseren daarom om je projecten, dienstverlening, aan- en verkopen en de door jou gemaakte ‘keuzes’ op je facturen te laten bekijken en beoordelen door onze belastingadviseurs. Je blijft dan ‘in control’.

Update: 

• Vanaf 2025 geldt een nieuwe termijn voor het indienen van een btw-suppletie. Constateer je dat je te veel of te weinig btw hebt betaald vanaf 2020? Dan moet je hiervan binnen 8 weken een btw-suppletie indienen. Dit voor btw-bedragen > € 1.000. Hiermee vervalt de oude regel ‘zo spoedig mogelijk’.
• Het niet naleven van deze termijn kan sneller leiden tot boetes, waaronder een vergrijpboete van maximaal 100% van het verschuldigde btw-bedrag

Maar wat moet je doen als toch achteraf een onjuistheid wordt geconstateerd? Waar moet je op letten?

Te weinig betaalde btw

Als je constateert dat je over de afgelopen vijf jaren (dus vanaf 2020) een onjuiste of onvolledige btw-aangifte heeft gedaan waardoor je te veel of te weinig btw heeft betaald, moet je dit met een suppletie corrigeren. Je maakt een btw-correctie dus niet in de eerstvolgende btw-aangifte, maar op een formulier suppletie omzetbelasting. Is je btw-correctie minder dan € 1.000? Verwerk de btw-correctie op de eerstvolgende btw-aangifte (rubriek 5b).

Update:

• Vanaf 1 januari 2025 is het verplicht om een suppletie uiterlijk binnen acht weken na constatering in te dienen. Voor fouten die je voor 2025 hebt ontdekt, geldt een overgangsregeling. Deze suppleties moet je uiterlijk 26 februari 2025 indienen.

Tip: moet je btw corrigeren? Dien je btw-suppletie over 2024 in vóór 1 april 2025. Je bespaart 7,5 % belastingrente.

Kun je een boete krijgen?

Dien je op tijd een btw-suppletieaangifte in, dus binnen 8 weken na constatering van een fout? Dan wordt dit gezien als een vrijwillige verbetering. Je corrigeert de btw op tijd en voordat de Belastingdienst dit ‘ontdekt’. De inspecteur legt in dat geval geen vergrijpboete op. Een vergrijpboete kan oplopen tot 100% van het te betalen btw-bedrag. Stichtingen en verenigingen die (al langer) twijfelen of zij btw-plichtig zijn, doen er goed aan hun btw-positie te laten beoordelen.

Tip: krijg je een vragenbrief? Laat je bijstaan door je adviseur.

De Belastingdienst kan per boekjaar een betaalverzuimboete opleggen als je niet aan je aangifteverplichtingen voldoet. Deze bedraagt vaak 10% van het verschuldigde btw-bedrag, met een maximum van € 5.514 als het geen gebruikelijke ‘buiten de coulance periode en net te laat’ betaalverzuim is. Voor de btw gaat het met name om:

• het niet vragen om een aangiftebiljet om de btw te betalen;
• het niet tijdig uitreiken van (verkoop-)facturen;
• het uitreiken van onjuiste facturen (maximale boete € 5.514 per factuur); en
• het niet of niet tijdig betalen van btw.

Bij een vrijwillige verbetering legt de inspecteur nog wel een (lagere) betaalverzuimboete (3%) op, tenzij het te betalen btw-bedrag minder is dan € 20.000 of minder is dan 10% van het (btw-)belastingbedrag dat over het suppletiejaar is betaald. De verzuimboete is maximaal € 5.514. De inspecteur legt bij een vrijwillige verbetering geen vergrijpboete op.

Voorbeeld 
Een ondernemer heeft over 2020 € 100.000 btw op aangifte betaald. Begin 2023 ontdekt hij dat hij € 18.000 te weinig heeft betaald. Hij dient alsnog een suppletie in over 2020. De inspecteur legt vervolgens een naheffingsaanslag op voor € 18.000, maar geen verzuimboete.

Bij het opmaken van de jaarstukken blijkt dat dezelfde ondernemer over 2020 € 125.000 aan btw moet betalen. Hij bericht de Belastingdienst dat hij nog eens € 7.000 aan btw moet betalen. De € 20.000-grens wordt daarmee overschreden. De inspecteur legt hem een verzuimboete op van 5% over (waarschijnlijk) € 7.000 (de tweede vrijwillige verbetering).

Door het vrijwillig verbeteren van te weinig betaalde btw met een suppletie zorg je dat u weer ‘in control’ bent en aan je wettelijke verplichtingen hebt voldaan. Je voorkomt daarbij ook (de kans op) een (hogere) verzuimboete of een zwaardere vergrijpboete.

Wat kun je doen tegen een verzuim- of vergrijpboete?

Krijg je na een btw-suppletie een verzuimboete of na een btw-suppletie - in combinatie met de beantwoording van een vragenbrief - een verzuim- of (toch een) vergrijpboete opgelegd? Dan adviseren wij je bezwaar te maken tegen de opgelegde boete en de Belastingdienst te vragen je inzage te geven in het boetedossier. De Hoge Raad oordeelde in september 2021 namelijk dat de informatie op een ingediende btw-suppletie niet mag worden gebruikt als bewijsmateriaal voor het opleggen van een boete. De suppletie is dan materiaal als gevolg van je wil. En je mag niet worden gedwongen om aan je eigen (boete)veroordeling mee te werken. De inspecteur moet dus met andere bewijsmateriaal komen om je een boete op te leggen. Heeft de inspecteur dat bewijsmateriaal niet? Dan komt je boete waarschijnlijk te vervallen. 

Update:

De Belastingdienst heeft haar beleid aangepast en legt geen betaalverzuimboetes meer op bij vrijwillige verbeteringen via een suppletieaangifte. Deze informatie mag niet tegen je worden gebruikt. Per 2025 heeft de Belastingdienst met de achtweekstermijn termijn dus meer mogelijkheden om te beboeten. Constateer je een fout? Kom direct in actie en bespreek dit met je adviseur. Wachten op bijvoorbeeld de afronding van de jaarrekening wordt niet langer geaccepteerd als reden voor uitstel. Dien dus op tijd een suppletie in.  

Oorzaken van te weinig betaalde btw

De btw-wetgeving is op zichzelf al lastig, is sterk afhankelijk van de precieze feiten en omstandigheden en verandert continu. Het wordt nóg lastiger als je bijvoorbeeld te maken krijgt met internationale prestaties en afnemers, vrijgestelde omzet, samenwerkingsverbanden, doorbelasten en doorberekenen van kosten, subsidies, contributies en bijzondere btw-regelingen.

Wij zetten een aantal voorbeelden voor je op een rij waardoor je mogelijk btw moet suppleren:

• Je hebt btw-vrijgestelde activiteiten verricht waardoor niet alle btw op je inkoopkosten aftrekbaar is.
• Je hebt Nederlandse btw gefactureerd bij goederenleveringen vanuit een andere lidstaat.
• Je verleent een dienst waarvoor je buitenlandse btw had moeten berekenen.
• Je hebt op je facturen onjuiste keuzes gemaakt voor het btw-tarief.
• Je hebt ten onrechte btw verlegd aan (bepaalde) afnemers.
• Je moet nog btw betalen uit subsidies of contributies.
• De subsidies en contributies kunnen het recht op btw-aftrek van je bedrijf beïnvloeden. Mag je alle btw wel aftrekken?
• Je hebt onterecht btw berekend bij het doorbelasten van kosten.
• Je hebt ten onrechte Nederlandse btw betaald of afgetrokken in plaats van buitenlandse btw.
• Je hebt onterecht wel/geen btw berekend over het doorbelasten van kosten.
• Je hebt onterecht btw op de factuur vermeld. Krijg je deze btw terug? En hoe en wanneer stel je een juiste creditnota op? Heb je een verklaring van je afnemer dat hij geen btw heeft afgetrokken of deze terugbetaalt?
• Je inkoopfactuur is onjuist. Mag je de btw dan aftrekken?
• Heb je voldoende gedaan om het 0% btw-tarief bij intracommunautaire goederenleveringen te verdienen? Of kan de Belastingdienst de Nederlandse btw (met boete en rente) bij je bedrijf naheffen?

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je meer informatie over btw-correcties, bezwaar tegen boetes of hoe je in controle blijft? Of heb je interesse in een btw-scan? Neem dan contact op met een van onze belastingadviseurs.