Incasso van facturen: praktische tips

Incassotraject

In hoofdlijnen bestaat een incassotraject uit twee fasen: de buitengerechtelijke en de gerechtelijke fase. De fase voorafgaand aan dit incassotraject is nóg belangrijker dan het incassotraject zelf. Zonder deugdelijke en volledige onderbouwing van je vordering/niet betaalde factuur trek je immers aan het kortste eind. Zorg er daarom voor dat je dossier op orde is. Concreet betekent dit dat je onder andere een offerte en een ondertekende opdrachtbevestiging moet hebben, je op een juiste wijze eventuele algemene voorwaarden van toepassing hebt verklaard, het geleverde product of de verleende dienst deugdelijk is, de factuur correct is en de debiteur heeft bereikt.  

Buitengerechtelijk incassotraject

Is je factuur na het verstrijken van de betaaltermijn niet betaald? Dan bel je je debiteur met de vraag waarom betaling is uitgebleven, in plaats van direct een herinnering te sturen. Zo houd je de relatie met je debiteur goed. Er kunnen bovendien gerechtvaardigde redenen zijn waarom de factuur (nog) niet betaald is. Verstuur daarna een herinnering. Doe dit zowel per brief als per e-mail, inclusief ontvangstbevestiging. Vermeld hierin:

• het factuurnummer;
• de factuurdatum;
• het openstaande bedrag;
• de termijn waarbinnen je debiteur moet betalen.

De toon van de herinnering mag vriendelijk zijn. Volgt er nog steeds geen betaling? Stuur dan een zogenoemde laatste herinneringsbrief (WIK-brief). Deze tussenstap geldt overigens alleen als je debiteur een particulier is. Voor beide herinneringsbrieven geldt dat je zowel de betalingstermijn moet aangeven als de hoogte van de incassokosten.

Aanmaning

Hebben de herinneringsbrieven niet geholpen? Dan stuur je een aanmaning. Stuur de aanmaning zowel per post (aangetekend én gewoon) als per e-mail (met ontvangstbevestiging). Laat ook niet te veel tijd tussen de laatste herinnering en de aanmaning zitten. Neem in de aanmaningsbrief ook weer het factuurnummer, de factuurdatum, het openstaande bedrag en de termijn waarbinnen je debiteur betaald moet hebben (veertien dagen) op. Daarnaast moet je de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten en de te betalen contractuele of wettelijke rente opnemen. Tot slot neem je op dat – bij geen of niet tijdige betaling - je je vordering uit handen geeft en dat alle daardoor veroorzaakte (buitengerechtelijke en gerechtelijke) kosten en (contractuele en wettelijke) rentes voor rekening en risico van je debiteur komen.

Gerechtelijk incassotraject

Loopt het buitengerechtelijke incassotraject op niets uit? Stap dan naar de rechter om je vordering/niet betaalde factuur toegewezen te krijgen. Laat dit gerechtelijke traject begeleiden door een advocaat of jurist-gemachtigde die je belangen behartigt. Houd er rekening mee dat een gerechtelijke procedure lang kan duren en er extra kosten worden gemaakt die slechts deels worden vergoed, afhankelijk van de uitspraak. Het betreft echter zeer specialistisch werk en het is dan ook verstandig om dit uit te besteden aan een juridisch professional. Voorafgaand aan of na een procedure kun je ook overwegen beslag te leggen op vermogensbestanddelen van je debiteur om je vordering veilig te stellen.

Meer informatie of advies?

aaff is graag overal van betekenis. Heb je vragen over procederen? Neem contact op met onze jurist ondernemingsrecht.